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丹麦南部地区使用GS1条码标识医疗器械减少库存并提升患者安全

  • 文章来源:GS1 Healthcare
  • 发布时间:2016-09-07

  丹麦南部地区的医疗器械采购和管理曾经是采用人工形式的,这种形式存在固有的风险错误,导致缺货或是产品过时。现在,利用商品条码,该地区已经实施了数字化的库存管理系统。系统会自动记录全球贸易项目代码、批号和有效期,提供库存产品的概况,记录产品使用订单,自动冲减并从厂商再订购。除了自动化产品管理流程,该系统还能够向医护人员确保库存里有每天手术所需的产品,从而降低了延迟手术的风险,提高了患者安全。

 

  外科病房的库存管理

  丹麦分为五个行政区,每一个行政区都有自己的政治管理。丹麦南部地区以近120万的人口,年净营业预算227亿丹麦克朗,成为丹麦第三大行政区。而医疗卫生系统,包括它的医院运营,是该地区最大的挑战。

  医疗设备用于该地区医院的病人诊断和治疗,因此正确地管理和控制医疗器械显得非常的重要。

  多年来,尤其是该地区的外科病房特别需要数字化库存管理。其目标是提高库存产品的状况,防止产品过期,减少库存量,并在整个工作流程中实现可追溯。这样一个好处就是,手术将不会再因为产品不可用而被取消。

 

  人工过程带来患者风险

  在此之前,每天的手术产品日常评估是手动的,这即耗时又增加查看或选择医疗设备时出错的风险。

  外科病房库存着数百个产品。面临的挑战就是:一方面这些产品都是昂贵的,另一方面病房需要有正确数量的正确的产品。

  例如,当一个病人接受髋关节置换手术时,手术组预计“X尺寸”是正确的大小,但在开始手术后,团队可能会发现,“Y尺寸”是必需的,但库存并没有。在这种情况下,就必须立即联系其他医院,以获得所需的尺寸大小。虽然这往往是成功的,但它或是造成严重的延迟,或是需要稍微修改可用的假体尺寸以满足要求。这将不必要地延长手术麻醉时间,从而使其他预定的手术推迟。

  所有的假体都有一个有效期,这意味着库存植入物是有期限的,产品的无菌保质期必须不得超过病人安全使用期。

  在此之前,库管人员会收集所有还有12个月使用寿命的假肢,对这样假肢的批号和有效期进行复印和存档,手动创建一个文件夹,以便这些假肢首先被使用。这样的人工管理方式对于放置在几个地方的产品很难管理。此外,在手术进程中,工作人员是没有时间来查看是否其它手术室还有更早要到期的植入物。不幸的是,这样的情况会导致产品失效——而如今GS1标准可以完全解决这些问题。

  为了确保产品有效期间的合理使用,制造商必须知道已使用产品的确切批号,以便在自己的系统中记录它们的详细使用。

  这些信息以前是人工通过电子邮件或传真发送复印版产品批号给供应商完成传达的。另外,如果制造商没有收到任何信息,那么这就意味着他们必须去病房手动查看每个产品。而现在,随着数字化的订单信息交换和合作,该地区已成为一个更强大的贸易合作伙伴。

 

  扫描条码使医疗进程更安全

  一个包括临床医生的项目组,负责开发了一个系统,将取代耗时的手动功能,释放病人护理资源。项目组选择了一个仓库管理系统,运用移动扫描仪和医疗器械上现有包装条码,提高库存管理流程中的透明度。

  现在,当一个产品在库存注册后,GS1条码将提供所有成功实现自动化流程所需的信息。

  如今,医院的所有产品都贴上了条码。其中GS1条码超过了85%,给产品标识GS1条码是种产品的唯一标识代码,即全球贸易项目代码(GTIN)。其余产品贴有专有的条码。

  为了有一个最佳的运作系统,每个产品都应有一个唯一条码,以方便迅速和有效的识别。此外,这些条码应包括相关的信息,如批量/批号、有效期,从而能自动捕获数据。

  从项目教训中得到的经验表明,医疗器械标识多种条码、条码信息不足和质量差的条码,都会使系统更难运行,给使用者日常流程带来麻烦。专有的条形码需要系统必须适应更多的格式,从而增加了系统的复杂性。

  该系统的实际实施是直接面向病房内忙碌的工作人员和病人的。然而,即使有一个成功的系统,想要长期取得成功,确保内化和掌握新流程是首先必须的。由于这个原因,该项目的一个关键因素就是来确定谁支持这个过程,了解所需的资源以及任何程序上的变化。

  同时,重要的是要选择几个有技术能力的关键人,承担日常运作和系统的掌控权。一旦系统不能维护和支撑正确的数据,用于成功实施中的资源将很快浪费。

  掌握这种掌控权的一种方法是让这些人积极参与到项目实施,从而有助于实现改进,同时也使他们变得熟悉系统。

  目前,医院已在四个骨科手术病房和两个X射线病房完成了六个实践,得到的经验包括:

  1. 有必要分析需要、环境和先决条件,以便于实施。

  2. 将涉及到财务部和分散采购部门,未来需要他们提供支持。

  3. 在日常程序的运行中,关键人员数量越少,成功机会越大。

  4. 管理给予的支持越多, 得到的保证越多。

  5. 正常操作必须能够在项目实施过程中发挥作用,例如,订购产品,接货,处理实施之前已订购的订单。

  病房必须做好改变的准备,以逐渐承担责任。这意味着,实施的时机一定要慎重考虑。

  下一步是一个主要的过程,在这一过程中,所有的产品必须进行审查,由数量、位置、托运等信息决定的。这经常需要涉及到制造商,通知他们即将到来的变化,探讨降低委托数量的可能性。

  一旦实际执行启动,就面临着一个问题:所有条码都将在系统中进行登记,以便系统能够识别产品,然后扫描产品直到整个库存完成登记。

 

  优化库存水平,保障患者安全

  如今,当扫描产品条码时,新的库存管理系统将自动捕捉批次/批号和有效期。

  我们现在可以在几秒钟内就能得到库存的一个实时状态概述。每个产品到期前三个月,该地区还将收到一个警告。如果制造商召回一批,那么这批产品很快就会在系统和货架上被定位。

  当产品使用时,会再次扫描条码,从制造商产生订单立即调整产品库存到准确的水平。该批/批号自动从条码中捕获,并传输到系统,其中包括电子订单中的信息。

  以前花在订购和确保正确订单提交的时间已经平均减少了75%,该订单还包括制造商的所有相关信息。新的系统,正确的库存产品,提高了病人的安全。同时因为生产商获取信息(如病房库存最新的批号列表)更方便,从而加强了该地区与生产商间的合作。

  外科病房的大部分产品是委托的,即产品是厂家,直到使用前都不开发票。因此,厂商只对一家医院的少量库存感兴趣;然而,对于该地区,库存数量有限的产品缺货的情况下,会加剧系统的脆弱性。

  现在,新的库存管理系统记录库存产品和他们的位置,有助于减少产品的数量。因此,病房可以了解库存情况,保障患者安全。减少出错的可能性,外科手术受延误及相关问题就会减少。

  目前,医院正在努力将系统与医疗记录连接,使已注册的信息自动转移到病人的医疗记录上。

 

  基于GS1标准的可扩展系统

  利用带有有效日期和批次/批号信息的产品条码,病房的工作流程变得更加可靠和高效。花费在订货和控制产品上的时间大大减少,库存也已得到控制。全球GS1标准的使用有助于项目更高效,最终,形成一个安全的环境。

  该方法并不仅限于骨科手术病房,并且可以在其他需要产品管理和控制的病房和部门实施,取得理想效果。

 



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